Digitalizacija ima na podjetja velik vpliv. Ne samo, da ima klasičen vpliv, ampak ima tudi velik vpliv na razvoj podjetja. 

 

Tukaj pride do vprašanja zakaj tako vpliva na razvoj podjetja?

 

Da si lažje predstavljamo, kaj sploh pomeni digitalizacija vam povemo njeno splošno definicijo. Digitalizacija je proces pretvorbe analognih informacij v digitalno oziroma elektronsko obliko. 

 Predstavili smo osnovno definicijo, sedaj pa preidimo na razloge in primere zakaj in kako digitalizacija vpliva na razvoj podjetij. 

Digitalizacija podjetij na razvoj vpliva na veliko načinov. Danes bomo predstavili nekaj določenih razlogov in predstavili vam bomo na konkretnih primerih različnih podjetij s katerimi sodelujemo in njihovimi programi znotraj podjetja. 

 

Razlogi kako digitalizacija vpliva na razvoj podjetja

 

Torej razlogi kako in zakaj digitalizacija vpliva na razvoj podjetij so: 

• Dostopnost informacij na en klik 
• Pregled vseh dokumentov je enostavnejši
• Prednost pred konkurenco
• boljša uporabniška izkušnja za stranke in potencialne stranke
• Prihranek časa pri poslovanju
• Prihranek poti (ni potrebno potovati kamorkoli, saj se lahko vse naredi s parimi kliki iz udobja svojega doma ali pisarne)
• Olajšano delo zaposlenih 

 

Zadnjo alinejo smo omenili olajšanje dela, kar posledično pripelje do večjega zadovoljstva zaposlenih v podjetju in tudi več zadovoljnih strank. 

 

Tako, da digitalizacija vpliva na mnogo veliko stvari. Od klasičnega poslovanja podjetja, iskanja in shranjevanja dokumentov, do zadovoljstva in boljšega izkoristka dela zaposlenih ter večje zadovoljstvo vaših strank in potencialnih strank, ki se bodo z veseljem vrnile nazaj k vašemu podjetju. 

 

Digitalizacije podjetja se je potrebno lotiti premišljeno in zelo previdno. Zakaj? Zato, ker vpeljevanje sprememb v poslovanje podjetja prinaša veliko tveganj za narejene napake. Napakam se je težko izogniti, ampak če smo pri implementiranju digitalizacije natančni in imamo zastavljen cilj in strategijo, tveganje za napake konkretno zmanjšamo. 

 

Potrebno je ustvariti smiselno strategijo, ki je primerna za določeno podjetje, katerega želimo digitalizirati. Digitaliziranja podjetja se je najbolje loti po sklopih in si vzeti malo več časa na začetku. Tako bomo tudi bolj previdni in natančni ter zgodilo se bo manj napak, kakor bi se jih sicer, če bi hoteli iti z glavo skozi zid in pohiteti. 

 

Tukaj je bolje uporabiti mentaliteto: Kvaliteta preko kvantitete. 

 

Spodaj v članku bomo predstavili vpliv digitalizacije na razvoj podjetij preko konkretnih primerov podjetij in njihovih programov. 

Ta podjetja in programi so: 

• PIA d.o.o 
• ODOS 
  • Potni nalogi 
  • Vzorčna notranja pravila 
  • Arhiviranje
  • Nabava
  • Projektno vodenje 

 

PIA d.o.o.: Digitalizacija in njen pomen za podjetje

 

PIA d.o.o. je podjetje katero se že od samega začetka ukvarja z digitalizacijo poslovnih procesov in izdelovanjem računalniških program za različna področja. 

 

Je izmed vodilnih podjetij v Sloveniji na svojem področju. To področje je razvoj informacijskih sistemov ter rešitev za digitalizacijo poslovanja.

Pod pasom imajo že veliko ustvarjenih in uspešnih projektov. Sproti se razvijajo s trgom in povpraševanji strank in potencialnih strank. Sledijo novim trendom v digitalizaciji in vodijo v izdelovanju programov za uporabo. 

 

Z njimi smo pričeli točno zaradi tega, ker je njihovo področje digitalizacija poslovanja podjetij in različnih ustanov. Sodelujejo in so sodelovali:

• Domovi za starejše po vsej Sloveniji
• Z javno pravnimi organizacijami (turistične organizacije, zdravstveni domovi, organi občin, kulturni domovi, Zbornice RRA)
• Varstveni delovni centri (društva, ZUDV, VDC, CUDV)
• Izobraževalne ustanove (osnovne šole, srednje šole, dijaški domovi, šolski centri, knjižnice, glasbene šole)
• Različna podjetja 

 

V svojem času obstoja so razvili že tovrstno število različnih informacijskih sistemov, ki se še danes uporabljajo. 

Produkti, ki so jih razvili: 

• Zevs RX 

Omogoča hitro in enostavno pretvorbo načrtov v izvajalno kodo stroja. Dopolnjuje funkcionalnost CNC storjev in tako zagotavlja zajem pomembnih informacij. 

 

• WAT (Web Automotive Technology)

Za vodenje po prodajnih, prodajnih in vele prodajnih aktivnosti v avtomobilski branži.

 

• Subvencije prevozov

Spletna aplikacija za preverjanje podatkov upravičencev do subvencioniranih prevozov ter obračunavanje vseh subvencij.

 

• Herkules

Sistem za vodenje dokumentacije v izobraževalnih ustanovah, za kreiranje in spremljanje realizacije letnih načrtov dela.

 

• Sistem LISA (Laboratorijski informacijski sistem)

Vodenje dokumentacij v laboratorijih in zagotavljanje sledljivosti postopkov. 

 

Eden izmed njihovi produktov je tudi program ODOS, katerega vam bomo danes prikazali na konkretnih primerih, kako je digitalizacija pripomogla pri različnih oddelkih podjetja. 

 

PRIMER 1: POTNI NALOGI ODOS 

Potne naloge že kar vsi poznamo. To je dokumentacija, kjer se beleži razdalja prevožena (na poslovni poti), način transportacije (avtobus, osebni avto, službeni avto, plovno vozilo, letalo), strošek poslovne poti in trajanje poslovne poti. Seveda tukaj tudi ne moremo izpustiti namestitve (v primeru daljše poti in je zaposleni potreben prostora za prenočiti). 

 

Potni nalogi se izpolnjujejo sprotno in nikoli naknadno, saj se tako krši zakon in lahko v takem primeru dobimo visoko globo. 

 

Potne naloge smo vedno pisali na roke. Ker smo jih pisali na roke je lahko hitro prišlo do napak pri izpolnjevanju. Če ni bilo obrazca se je lahko zgodilo to: 

• nepoznavanje katere informacije so potrebne za izpolnitev popolnega potnega naloga
• napačno vpisane informacije o poslovnem potovanju
• črkovanje je lahko napačno 
• kalkulacija stroška ni pravilno izračunana in napisana 

 

Kar veliko napak lahko nastane, kajne? In točno zaradi teh napak je digitalizacija podjejta pomembna. Kako pa to? Zaradi tega, ker z digitalizacijo omogočimo, da so vsi procesi izpolnjevanja potnih nalogov avtomatizirani in shranjeni v elektronski obliki. 

 

Primer: Janez Novak, zaposleni v podjetju x odhaja na poslovno pot v Nemčijo. Njegovo prevozno sredstvo je letalo iz Ljubljane do Nemčije in zraven tudi prevoz do letališča in od letališča. Ker bo na potovanju dlje časa (3 dni) potrebuje tudi prenočišče v bližini. Potrebno je pa tudi zapisati kakšen je namen poslovnega potovanja. 

 

Tukaj se kalkulira veliko različnih stroškov za poslovno pot. Ker pa se je podjetje digitaliziralo in svoje potne naloge optimiziralo za elektronsko uporabo, omogoči lažje izpolnjevanje vseh podatkov. Saj se s samo parimi kliki hitro izpolni predloga potnega naloga kar sama. Tudi se stroške izračuna. Omogoča lažji pregled potovanja zaposlenega in tako se tudi izognemo nepotrebnim napakam, ki bi se drugače lahko zgodile pri klasičnem izpolnjevanju potnega naloga. 

 

PRIMER 2: VZORČNA NOTRANJA PRAVILA ODOS

Vzorčna notranja pravila: Kaj to pomeni?

 

Notranja pravila so interni akti, kjer se popiše zajem, hramba in obdelava podatkov in gradiv v elektronski obliki. 

 

Vzorčna notranja pravila pa so že vnaprej pripravljena dokumentacija za pomoč pri določanju notranjih pravil katerih mogoče še podjetje ni implementiralo v svoje poslovanje. So navodila, ki vodijo skozi postopek, z natančnimi navodili, skozi področja katera je potrebno prilagoditi poslovanju vašega podjetja. 

 

Kako digitalizacija pripomore tukaj?

 

Seveda se tukaj poraja točno to vprašanje: Kako? Preprosto. Digitalizacija le tega omogoča enostavno prilagajanje notranjih pravil podjetju. Vsi vzorci priprave notranjih pravil so že beleženi v elektronskem sistemu in tako so na dosegu roke. Ni vam potrebno jih iskati med vsemi papirji, ki jih imate ali jih iskati po vseh pravnih dokumentacija, ki obstajajo. To bi bila sedaj samo potrata časa, ki bi ga lahko bolje izkoristili. Z digitalizacijo le teh se jih najde hitreje in pripravi oziroma prilagodi poslovanju vašega podjetja. 

 

Primer: Podjetje x  želi pričeti digitalizacijo svojih dokumentov in z določanjem svojih notranjih pravil. Tukaj naraste problem, saj ne vedo kako bi se lotili določanja teh notranjih pravil in kje poiskati pomoč za prirpavo le teh. 

Tukaj nastopi ODOS.Notranja pravila. Program VNP-ODOS omogoči uporabo posebne aplikacije, ki vas vodi skozi natančna navodila prilagoditve področji vašemu poslovanju. Pripravljena vsebina je v celoti ustrezna občinam, ki uporabljajo sisteme ODOS ne glede na velikost občine in obseg njenega poslovanja. V popolnosti izpolnjuje zahteve zakonodaje in tako prepreči kršitve zakonodaje, če bi to počeli vse ročno. Sprotno tudi osvežujejo podatke in zakonodajo, da se v toku z njo in ni nepotrebnih kršitev.

 

Tako podjetje pridobi lažje delovanje in krajši čas digitalizacije vsega skupaj. 

 

PRIMER 3: ARHIVIRANJE ODOS

Beseda arhiviranje ima lahko veliko različnih pomenov. Ampak v našem primeru pomeni arhiviranje shranjevanje različnih dokumentov (naročila, računi, vhodna in izhodna pošta, dokumente o odpremi pošte, elektronsko podpisani dokumenti) v elektronsko obliko. 

 

Zakaj se to izvaja?

To se izvaja zato, ker tako omogoča boljši in lažji pregled nad vsemi papirji oziroma dokumenti, ki jih imamo v podjetju.

Kakor smo že menili zgoraj, večji nadzor imamo nad: 

• vhodno pošto
• izhodno pošto 
• računi
• podpisana dokumentacija (na primer: pogodbe o sodelovanju)
• naročila 
• itd. 

 

Predhodno smo vedno dokumente imeli v fizični papirni obliki, shranjene v fasciklih pod določenimi razdelitvami. Ker se je teh papirjev hitro nabralo veliko, se je nadzor nad vodenjem in shranjevanjem le teh hitro zmešal. Dokumenti so se izgubili, niso bili pravilo pospravljeni (v napačni mapi, niso bili po zaporedju), hitro so se lahko uničili. Torej prišlo je do veliko notranjih in zunanjih dejavnikov glede arhiviranja vseh dokumentov. 

 

Zato, ko je prišla digitalizacija podjetij zelo olajšala arhiviranje vseh teh dokumentov. Mogoče se na začetku zdi veliko delo, ki deluje na prvi pogled nepotrebno. Saj kako bomo tako veliko količino papirjev spravili v elektronsko obliko in organizirali, da bo bolje pregledno. 

 

Ja res, na začetku vzame veliko časa, ampak je na koncu zelo vredno in se vso to trdo delo povrne nazaj trikratno. Po vsem planiranju in digitaliziranju dokumentov imamo sedaj vse na enem mestu in na dosegu rok. 

 

Primer: Podjetje x želi svoje dokumente arhivirati v elektronski obliki. Naprej naredijo načrt digitalizacije in strukturo shranjevanja teh dokumentov. Ko je to vse opravljeno, se začnejo lotiti digitalizacije s skeniranjem dokumentov. 

 

PRIMER 4: NABAVA ODOS

Nabava: beseda, katero poznamo vsi. Ne samo beseda, ki jo poznamo ampak je tudi storitev, ki jo opravljamo v vsakdanjem življenju in v našem poslovnem življenju. 

 

Nabava je nakup materiala ali surovin za uporabo. Nabavo se lahko opravlja, v privat življenjih, vsakodnevno, na tri dni, enkrat na teden, enkrat na dva meseca – čisto odvisno od potrebe nabave. Nabava v poslovnem življenju pa poteka malo drugače. Ponavadi ima vsako podjetje določeno kdaj, kako in koliko se nabavi. Lahko niha od enkrat na teden, do tudi na 1, 2, 3, ali celo 6 mesecev. Čisto odvisno od potreb podjetja in od blaga, ki ga naročajo. 

 

Kako je digitalizacija pripomogla pri nabavi?

No pripomogla je zelo podobo kakor že zgoraj pri ostalih storitvah. Nabava se je vedno pred digitalizacijo, opravljala preko telefonov, posebnih naročilnic in vseeno je bilo vse zapisano na papirju. 

 

Slabost teh papirjev je to:

• hitro se izgubijo
• zmečkajo ali celo strgajo se listine predno sploh pridejo do dobavitelja 
• če jih želimo shraniti se lahko hitro založijo oziroma jih hitro izgubimo in s tem posledično se izgubi celotna evidenca nabave 
• zavzamejo veliko prostora
• vzamejo veliko časa za zapis in vodenje 

 

Ko je prišla digitalizacija se je vse to spremenilo. Papirji so bili preneseni v digitalno obliko in tako se je tudi pripomoglo k lažjemu vodenju in evidentiranju nabave.  Tako se je odpravilo veliko težav in napak pri izpolnjevanju papirjev, evidentiranju in samemu izogibu večjih napak.

 

Temu razvoju je tudi primoral program odos s svojim modulom nabava. Modul ODOS.Nabava omogoča preglednost, zakonsko skladnost, zanesljivost in optimizacijo izvedbe nabavnih postopkov.  Omogoči dostop do informacij na dosegu roke. 

 

PRIMER 5: PROJEKTNO VODENJE ODOS 

Tako in smo prišli k našemu zadnjemu primeru kako digitalizacija vpliva na razvoj podjetij. Kot zadnjega smo pustili projektno vodenje. Zakaj točno projektno vodenje kot zadnje? To smo storili zato, ker je projektno vodenje kar širok pojem, ki ga je težje opisati v strokovnih besedah. 

 

Projektno vodenje je nadzor nad delovanjem projekta, razdelitvijo nalog v projektu, motivacijo zaposlenih, izpeljevanje in snovanje projekta od začetka in vse do konca. Sliši se veliko dela, kajne? Le kako so lahko osebe, ki so bile projektne vodje imele nadzor nad vsemi stvarmi, ki so se dogajale? Če vam povemo po resnici, kar težko. Hitro je prišlo do kakšnih večjih zapletov in so bili projekti ali zamaknjeni ali pa nepopolno narejeni. 

 

Tukaj vstopi modul ODOS.Projektno vodenje.  Modul pripomore k lažjemu snovanju projektov, planiranju teh projektov in spremljanju poteka projektov. Omogoča tudi pregled oseb zadolženih za določene naloge in napredek ter potek vseh teh nalog. 

 

S sprotnim posodabljanjem podatkov o izvajanju projektov, evidenci porabe časa, nastalimi stroški in prihodki  nastalih med in po projektih, ter z izmenjavo informacij in komentarjanjem zaspolenih, modul poskrbi za celosten in transparenten nabor informacij o vseh projektih na katerih delamo in na tak način omogoča podjetju lažje poslovne odločitve.

 

Prišli smo do konca našega današnjega članka. Upamo, da vam je kaj pripomogel k boljšemu razumevanju vpliva digitalizacije na razvoj podjetja. 

 

 

Prišli smo do konca našega današnjega članka. Upamo, da vam je kaj pripomorel k boljšemu razumevanju vpliva digitalizacije na razvoj podjetja.